برنامه ریزی

برنامه ریزی – چگونه برنامه ریزی کنیم

برنامه ریزی برای رسیدن به هدف یکی از مهمترین کارهای یک مدیر هدف است و باید بدانیم که چگونه برنامه ریزی کنیم، اما قبل از پاسخ به این سوال ابتدا باید بدانیم اصلا چرا باید برنامه ریزی کنیم؟ و برنامه ریزی چه فوایدی دارد؟ آیا نیازی هست این مهارت را کسب کنیم؟

هر هدف از یک یا چندین کار یا فعالیت تشکیل شده است، این چندین کار یا فعالیت می تواند ده ها، صدها و حتی هزاران کار ریز و درشت باشند که بستگی به هدف ما دارد، طبیعی است که اگر بخواهیم به هدفمان برسیم باید این کارها انجام شود.

انجام این کارها نیاز به مدیریت دارد و مدیریت این کارها در اصل یعنی مدیریت هدف و به همین خاطر است که می گوییم باید اهدافمان را مدیریت کنیم، برنامه ریزی باعث می شود تا بفهمیم:
– کدام کارها را باید انجام دهیم؟
– کدام کارها را اصلا نباید انجام دهیم؟
– کدام کارها را باید اول انجام دهیم؟
– کدام کارها را باید دوم، سوم و … انجام دهیم؟
– کدام کارها ما را به اهدافمان نزدیک تر می کند و کدام دورتر؟
– و خیلی موارد دیگر

بنابراین برای اینکه یک مدیر هدف خوبی باشیم و بتوانیم به اهدافمان برسیم نیاز داریم برنامه ریزی کردن را به خوبی یاد بگیریم، برنامه ریزی می تواند کار بسیار سخت و پیچیده ای باشد ولی با رعایت این چند مورد می توانیم یک برنامه ساده، قدرتمند و قابل اجرا و جذاب داشته باشیم.

۱- فواید برنامه ریزی

دانستن فواید برنامه ریزی باعث می شود نه تنها آن را به عنوان یک روش خشک و سخت نبینیم بلکه برنامه ریزی برایمان جذاب و لذت بخش هم باشد، زیرا وقتی به این نتیجه برسیم که برنامه ریزی باعث میشود دستاوردهای بیشتری را در زمان کمتر داشته باشیم، نسبت به آن حس خوبی پیدا خواهیم کرد.

– فکر کردن

برنامه ریزی ما را مجبور می کند فکر کنیم، برای شناسایی بهترین راه کارها، نیاز به فکر کردن است، کاری که متأسفانه اکثر مردم انجام نمی دهند. انیشتین می گوید:
فکر کردن سخت ترین کار دنیاست به همین خاطر خیلی ها حاضر نیستند آن را انجام دهند.

البته فکر کردن با مشغله فکری بسیار متفاوت است، مشغله فکری بیشتر به مشکل، پیامدهای اشتباه و ناگوار می پردازد، اما فکر کردن صحیح به دنبال پیدا کردن راهکار و سازمان دهی کردن اطلاعات برای رفع یک مشکل یا رسیدن به یک هدف است.

-اشتباهات کمتر

فکر کردن به اینکه چه کارهایی باید انجام شود تا به اهداف خود برسیم باعث می شود تا کارها و فعالیت هایی که می خواهیم انجام دهیم را با دقت انتخاب کنیم و برنامه ریزی کنیم، دقت در انتخاب باعث می شود اشتباهات ما کاهش یابد و از طرفی دیگر احتمال رسیدن به موفقیت، افزایش یابد و البته در هزینه و انرژی و زمان هم صرفه جویی کنیم.

– پیشگیری

وقتی کارها و فعالیت ها را با دقت انتخاب کنیم، وقتی یک برنامه را خوب تحلیل کنیم، این کار باعث می شود مشکل و موانعی که ممکن است باعث توقف ما شود را هم شناسایی کنیم که بسیار مهم است زیرا می توانیم از قبل برای آنها راهکار بیابیم و اجازه ندهیم اتفاق بیفتد و یا اگر هم اتفاق بیفتد چون از قبل برای غلبه بر آنها آماده شده ایم، بتوانیم راحت تر این بحران را مدیریت کنیم و آن مشکل یا مانع را برطرف کنیم.

– شناسایی نقاط ضعف و قدرت

برنامه ریزی باعث می شود بتوانیم نقاط ضعف و قدرت خود را بشناسیم، طبیعی است که با دانستن این موضوع راحت تر می توانیم آنها را مدیریت کنیم، اگر ما در انجام یک کاری ضعف داریم مثلا اگر صاحب کسب و کار هستیم ولی فروشنده خوبی نیستیم می توانیم از یک فروشنده خبره استفاده کنیم تا کسب و کارمان به مشکل بر نخورد.

– برنامه ریزی یعنی صرفه جویی

برنامه ریزی باعث می شود از رفتن به مسیر اشتباه اجتناب کنیم، این یعنی ساعت ها، روزها، هفته ها و حتی ماه ها صرفه جویی از به هدر رفتن زمان، انرژی و هزینه است.
برنامه ریزی فواید خیلی زیادی دارد که فقط به چند مورد آن اشاره کردیم، حالا بریم سراغ اینکه چگونه برنامه ریزی کنیم تا موفق شویم.

برنامه ریزی

۲- شناسایی هدف

یک برنامه ریزی در ساده ترین حالت یعنی تهیه فهرستی از تمام فعالیت هایی که باعث می شود به هدفمان برسیم، بنابراین شناسایی هدف بسیار مهم است، زیرا کل فلسفه برنامه ریزی یعنی، مدیریت کارها، فعالیت ها و منابع برای رسیدن به یک هدف یا نتیجه در زمان کمتر است.

پس دانستن اینکه به دنبال چه هدف یا نتیجه ای هستیم روی تمام بخش های برنامه ریزی تا اجرا تاثیر مستقیم دارد، هرچقدر هدفمان واضح، روشن و مشخص باشد به همان میزان برنامه ریزی ما هم بهتر و قوی تر خواهد بود.

۳- تهیه فهرستی از  تمام فعالیت ها

در این مرحله باید تمامی کارهایی که باعث می شود به هدفمان نزدیک تر شویم را به صورت لیست بنویسیم، هر چیزی که به ذهنتان می رسد را بنویسید، به کوچکی و بزرگی کار، به موثر و غیرموثر بودن آن فکر نکنید، وقتی حتی یک کار کم  اهمیت را می نویسید، ممکن است چند تا کار مرتبط و بااهمیت دیگر به ذهنتان برسد.

نکته ی بسیار مهم:
این لیست ممکن است حتی بعد از اینکه برنامه ریزی کردید و در حال اجرای برنامه هم هستید، افزایش یابد، توجه داشته باشید که خیلی از کارها فقط در زمانی که در حال اجرای کارها هستیم مشخص می شوند، بنابراین لیست همیشه احتمال کم و زیاد شدن را دارد.

۴- شناسایی کارهای درست

مدیریت یعنی اینکه کارهایی که مشخص کرده ایم را به درستی انجام دهیم، اما از آن مهمتر این است که ابتدا کارهای درست را شناسایی کنیم، زیرا اگر کاری درست نباشد و ما را به هدفمان نزدیکتر نکند، انجام آن فقط باعث به هدر رفتن زمان، انرژی و هزینه خواهد شد.

رهبری یعنی شناسایی کارهای درست، مدیریت یعنی انجام درست کارها

از کجا بدانیم چه کاری درست است و باید انجام شود؟
در گام سوم هر کاری که به ذهنمان می رسید را لیست کردیم، ممکن است بعضی کارها درست نباشد بنابراین در این مرحله باید کارهای درست و اشتباه را از هم جدا کنیم، کل کارها را به دو گروه تقسیم می کنیم.

گروه اول) کارهایی هستند که ما را به هدف نزدیک تر می کنند، می توانید آن را با حرف «A» مشخص کنید.
گروه دوم) کارهایی هستند که ما را به هدف نزدیک نمی کنند، می توانید آن را با حرف «B» مشخص کنید.

تک تک کارها را بررسی کنید و در جلوی آنها حرف گروه مربوطه بنویسید.
بهتر است تمام گروه A را در یک برگه دیگر بنویسید.

۵- اولویت بندی کارها

حالا که فهرستی از تمام کارهای درست تهیه کردید لازم است آنها را بر اساس میزان تاثیرگذاری جدا کنید، بعضی کارها ممکن است تاثیر بسیار زیادی در رسیدن به اهداف داشته باشند و بعضی دیگر ممکن است در درجه ی اهمیت کمتری برخوردار باشند، بنابراین لازم است کارها اولویت بندی شوند.

استفان کاوی می گوید: از مهمترین کارهای یک مدیر موفق، اولویت دادن به اولویت هاست.

چندین روش اولویت بندی وجود دارد که یکی از ساده تری و در عین حال قدرتمندترین روش ها این است که آنها را با حروف الفبا مشخص کنیم، مثلا کارهای بسیار مهم را با حرف «الف» و کارهایی که اهمیت کمتری دارند را با حرف «ب» و کارهای کم اهمیت تر بعدی را با حرف «پ».

لازم نیست تمام حروف الفبا را به کار ببریم ۴ یا ۵ حرف کافیست.
ممکن است چند کار از اهمیت یکسانی برخوردار باشند، بنابراین باید در یک گروه قرار بگیرند، مثلا چند کار با اهمیت زیاد باید در گروه «الف» باشند.

در قدم بعدی باید کارها را براساس زمان اجرا هم جدا کنیم، اگر ۵ کار در گروه «الف» وجود دارد، قرار نیست و نمی شود همه این ۵ کار را همزمان انجام داد، بنابراین کاری که اول می توانیم انجام دهیم را با شماره یک و کار دوم را با شماره دو و همینطور تا به آخر مشخص می کنیم، در مورد کارهای سایر گروه هم همین کار را می کنیم.

۶- اجرای برنامه

تا اینجا ما یک هدف مشخص و واضح داریم، لیستی از کارهای درست داریم که باعث می شود به هدفمان برسیم  و همینطور این لیست را براساس اهمیت گروه بندی کردم و البته هر گروه را هم به ترتیب انجام آن اولویت بندی کردیم.

حالا نوبت می رسد به اینکه برنامه ریزی مان را اجرا کنیم، اساتید موفقیت می گویند ابتدا باید به گروهی که بیشترین اهمیت را دارد یعنی گروه «الف» بپردازیم و تا زمانی که حتی یک کار در گروه «الف» وجود دارد به کارهای گروه های بعدی نپردازیم، واقعیت این است که این کار در عمل بسیار مشکل است، زیرا ممکن است کارهای گروه «الف» بسیار سخت و زمان بر باشند و ما نتوانیم منتظر بمانیم تمام کارهای این گروه تمام شوند تا به گروه های دیگر بپردازیم.

مثلا ممکن است بخواهیم برای کسب و کارمان مجوز بگیریم و گرفتن مجوز بسیار حیاتی است و در گروه «الف» قرار دارد، نمی شود که به خاطر یک مجوز که در گروه «الف» قرار دارد و ممکن است ماه ها طول بکشد تا صادر شود، منتظر بمانیم.

بهتر است تمام سعی مان را بکنیم که اول به اولویت های گروه های بااهمیت بپردازیم ولی گاهی واقعا نمی شود این کار را انجام دهیم، در این شرایط به کارهای سایر گروه  هم بپردازید، اجازه ندهید وقت تان هدر برود.

برنامه ریزی شاید در ابتدا سخت به نظر برسد اما اگر مدتی آن را انجام دهید و از دستاوردهای آن استفاده کنید، کم کم در آن مهارت می رسید و حالا دیگر نه تنها سخت نیست بلکه خیلی هم جذاب است و به کمک آن می توانید اهداف بیشتری را در زمان کمتر و صرف انرژی و هزینه کمتر محقق کنید.

مدیر هدف

6 دیدگاه

  1. جلیل سیار سایت بسیار عالی است با معلومات بسیار خوب متشکرم. گفت:

    سایت بسیارعالی بامعلومات موثق و عالی متشکرم.

  2. مسعود گفت:

    سلام و خدا قوت ممنون بابت مطالب و مقالات زیبا و بامحتوا و ساده و البته بسیار بسیار کاربردی

  3. Sajjad گفت:

    از عالی هم عالی تر بود ممنون ازتون فقط یه درخواست داشتم فایل های صوتی تون چرا دانلود نمیشن ؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

CONTACT US
221, Mount Olimpus, Rheasilvia, Mars,
Solar System, Milky Way Galaxy
+1 (999) 999-99-99
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vd3d3Lmdvb2dsZS5jb20vbWFwcy9lbWJlZD9wYj0hMW0xOCExbTEyITFtMyExZDYwNDQuMjc1NjM3NDU2ODA1ITJkLTczLjk4MzQ2MzY4MzI1MjA0ITNkNDAuNzU4OTkzNDExNDc4NTMhMm0zITFmMCEyZjAhM2YwITNtMiExaTEwMjQhMmk3NjghNGYxMy4xITNtMyExbTIhMXMweDAlM0EweDU1MTk0ZWM1YTFhZTA3MmUhMnNUaW1lcytTcXVhcmUhNWUwITNtMiExc2VuITJzITR2MTM5MjkwMTMxODQ2MSIgd2lkdGg9IjEwMCUiIGhlaWdodD0iMTAwJSIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIHN0eWxlPSJib3JkZXI6MCI+PC9pZnJhbWU+
Thank You. We will contact you as soon as possible.
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
دانلود رایگان کتاب چگونه هوشمندانه تصمیم بگیریم و چگونه قاطعانه عمل کنیم
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
دانلود رایگان کتاب
چگونه اهداف خود را تعیین کنیم و به آن برسیم
دستورالعمل تعیین اهداف
فقط 4 ثانیه تا دانلود کتاب فاصله دارید!
دانلود رایگان کتاب
چگونه اهداف خود را تعیین کنیم و به آن برسیم
دستورالعمل تعیین اهداف
فقط 4 ثانیه تا دانلود کتاب فاصله دارید!
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید