سه گام برای بهبود مهارت مدیریت زمان – قسمت دوم

884

در مقاله قبلی با عنوان «سه گام برای بهبود مهارت های مدیریت زمان» توضیح دادیم؛ یکی از دلایل بسیار مهمی که باعث می شود افراد زیادی به اهدافشان نرسند نداشتن مهارت مدیریت زمان است، بعد گفتیم برای رسیدن به اهداف شاید لازم باشد کارهای بسیار زیاد و متنوعی انجام دهیم ولی ما برای انجام همه آنها نه زمان کافی داریم نه انرژی لازم، پس داشتن مهارت مدیریت زمان به ما کمک می کند بهترین و تاثیرگذارترین کارها را انتخاب کرده و روی فعالیت های ارزشمند تمرکز کنیم، در ادامه به نحوه تشخیص و شناسایی این کارهای ارزشمند می پردازیم.

 


گام دوم) شناسایی کارهای درست

بهبود مهارت مدیریت زمان

به جرئت می توان گفت یک بخش بسیار مهم از مهارت مدیریت زمان ، مهارت در شناسایی کارهای درست است و البته یکی از خصلت های مهم رهبران بزرگ هم داشتن همین مهارت است، به همین خاطر هم می گویند شناسایی کارهای درست یعنی رهبری، این مهارت به قدری بااهمیت است که ارزش دارد زمان صرف کنید تا آن را به دست آورید.

 

همانطور که گفتیم می خواهیم در سه گام، مهارت مدیریت زمان را به دست آوریم یا آن را بهبود ببخشیم پس اول باید بدانید که این سه گام با دقت و وسواس خیلی زیادی از میان ده ها و صدها راه، روش، تکنیک و نگرش مدیریت زمان انتخاب شده به خاطر همین است که این قدر تاکید روی انجام دادن صحیح این سه گام دارم.

 

یک نکته بسیار مهم:

شناسایی کارهای درست زمانی اهمیت پیدا می کند که در گام اول درست عمل کرده باشیم یعنی اگر دقیقا تعیین کرده باشیم که می خواهیم به چه چیزی برسیم، تشخیص و شناسایی کارهای درست در ارتباط با آن خواسته راحت تر می شود ولی اگر خواسته و هدفمان دقیقا مشخص نباشد، در آن صورت تشخیص کارهای درست سخت است.

 


تهیه فهرست کارها

بهبود مهارت مدیریت زمان

برای اینکه بتوانیم کارهای درست را تشخیص دهیم ابتدا لازم است بدانیم چه کارهایی باید انجام شود تا به آن خواسته برسیم، بهتر است این موارد که به ذهنمان می رسد را یادداشت کنیم تا بتوانیم راحت آن را مدیریت کنیم وگرنه انجام آن در ذهن خیلی سخت و شاید غیر ممکن باشد، پس اول یک کاغذ و قلم بردارید و از خودتان بپرسید «برای اینکه به این هدفم برسم لازم است چه کارهایی انجام شود؟» ، بعد هر کاری که به ذهنتان می رسد را یادداشت کنید فارغ از اینکه این کار مهم است یا نه.

نکته بسیار مهم

اگر به سوال بالا دقت کنید من گفتم از خود بپرسید:
برای اینکه به این هدفم برسم لازم است چه کارهایی انجام شود؟

چه کارهایی باید انجام شود نگفتم چه کارهایی باید انجام دهم، این نکته بسیار مهمی است زیرا اگر بپرسید چه کارهایی باید انجام دهم، ذهن ناخودآگاهتان تمرکزش می رود روی کارهای سخت یا تعداد زیاد کارها و از همان ابتدا شروع به مقاومت می کند ولی اگر بپرسید چه کارهایی باید انجام شود ذهن ناخودآگاهتان هم مقاومت کمتری خواهد داشت و درستش هم همین است زیرا ممکن است بخش زیادی از کارهایی که لازم باشد تا به هدفتان برسید را برون سپاری کنید یا اینکه یک نفر دیگر برایتان انجام دهد.

 

واقعیت این است که داشتن مهارت مدیریت زمان به این معنی نیست که زمان را مدیریت کنید، بلکه لازم است خودتان را مدیریت کنید، توانایی تان را مدیریت کنید، کارها را مدیریت کنید.

 

یکی از آشنایان آرزو داشت خانه ای برای خود بخرد، جالب اینجاست که پول هم داشت ولی جرئت خرید خانه را نداشت، علتش هم این بود که او به صورت ناخودآگاه معتقد بود همه بنگاه ها می خواهند سر او کلاه بگذارند و یک خانه بد را به او بفروشند و به همین دلیل هر بار یک بهانه می آورد و خرید خانه را به تعویق می انداخت، حالا چطور این باور در او ایجاد شده بود را نمی دانم، بعد از کمی صحبت به این نتیجه رسید اول مشخصات خانه ای که می خواهد را بنویسد و هم اینکه در کدام محله باشد و بعد یکی از نزدیکانش زحمت پیدا کردن آن خانه را بِکِشد، در مدت کوتاهی او صاحب خانه ای با همان مشخصات یا تقریبا همان مشخصات شد.

 

پس هر کاری که لازم است انجام شود تا به هدفتان برسید را به صورت فهرست وار بنویسید، ممکن است ندانید دقیقا چه کارهایی برای رسیدن به آن هدف لازم است انجام شود، در این رابطه بهترین راه، یافتن افرادی است که قبلا به آن هدف رسیدن و مشورت با آنها است.

نکات مهم

۱- باید بدانید که نیازی نیست صفر تا صد رسیدن به یک هدف را بدانید بعد اقدام کنید، زیرا قانون دنیا به این صورت عمل می کند که اول باید شما با همان دانشی که دارید به سمت هدفتان حرکت کنید و بعد در طی مسیر، راه ها، کارها، افرادی که به شما کمک خواهند کرد، موقعیت های مناسب آن هدف، ایده های خوب به ذهنتان خواهد رسید یا بهتر بگویم به شما گفته خواهد شد.

 

۲- لیست کارهایی که می نویسید به این صورت نیست که فقط یک بار آنهم در ابتدای کار انجام شود، بلکه این لیست باید همیشه به روز باشد و همانطور که گفتم در طی مسیر راه ها و روش ها به شما گفته می شود بنابراین هر بار که ایده ی جدیدی به ذهنتان رسید لازم است آن را وارد فهرستتان کنید.

 


اولویت بندی کارها

بهبود مهارت مدیریت زمان

بعد از اینکه کارهایی که باعث رسیدن به هدفتان می شود را به صورت فهرست نوشتید، قدم بعدی این است که آنها را اولویت بندی کنید، در این قسمت است که می توانید تشخیص دهید کدام کارها را باید خودتان انجام دهید، کدام کارها را به دیگران واگذار کنید، برای اینکه کارهای فهرست شده را اولویت بندی کنید راه ها و روش های زیادی وجود دارد که در اینجا به دو مورد آن می پردازیم.

 


روش الف ب پ ت ث

بهبود مهارت مدیریت زمان

یکی از قسمت هایی که باعث بهبود مهارت مدیریت زمان می شود، تشخیص کارهای درست و اولویت بندی آنهاست و یکی از روش های ساده ولی بسیار قدرتمند در زمینه اولویت بندی کارها هم روش «الف ب پ ت ث» است، با اینکه روش ساده ای است ولی بسیار به ما کمک می کند، برای این کار ابتدا لازم است تمام کارها را فهرست کنیم که در قسمت قبل انجام دادیم حالا باید جلوی هر کار یکی از این حروف «الف ب پ ت ث» را قرار دهیم، برای اینکه تشخیص دهیم جلوی هر کار کدام حرف را قرار دهیم باید به «نتایج و عواقب احتمالی» انجام دادن و یا انجام ندادن آن کار فکر کنیم.

 

این کار راحتی نیست نیاز به تجربه دارد به همین خاطر از کلمه احتمالی استفاده کردم تا زمانی که یک کار به طور کامل انجام نشود و تاثیر آن روی هدف به طور ۱۰۰ درصد معلوم نشود، نمی توانیم قاطعانه بگوییم آن کار تاثیرگذار است یا نه اما تا حدود خیلی زیادی می توان حدس زد نتیجه چه چیزی خواهد بود به عبارتی احتمال آنکه تاثیر خوب یا بد داشت باشد مشخص است و از طرفی هرچقدر تجربه مان بیشتر شود تشخیصمان هم قوی تر می شود و صد البته که مهارت مدیریت زمان مان هم بهتر می شود پس در ابتدای کار باید به حسمان یا تجربه افرادی که قبلا آن را انجام دادند اطمینان کنیم.

 


الف) کارهایی که باید حتما انجام شوند

بهبود مهارت مدیریت زمان

حرف الف را جلوی کارهایی قرار می دهیم که بالاترین اولویت را برای ما دارد و باید حتما انجام شود وگرنه عواقب احتمالی آن می تواند خیلی بد و جدی باشد یعنی باعث شود به آن هدف مورد نظر نرسیم و حتی باعث مرگ آن هدف یا خواسته شود.

 

معمولا انجام دادن کارهای نوع الف سخت است و ذهن ما از همان ابتدا سعی می کند برای انجام این کارها بهانه تراشی کند و حتی نگذارد وارد لیست ما شود بنابراین خیلی باید روی کارهای الف حساس باشید چون انجام آنها می تواند سرعت دستیابی به هدفتان را به شدت افزایش دهد و انجام ندادنش مانع رسیدن به هدفتان شود.

ممکن است در لیست کارهایتان چندین کار از نوع الف داشته باشید بنابراین می توانید آنها را هم اولویت بندی کندی و جلوی آنها به فقط حرف الف از الف ۱ و الف ۲ و الی آخر استفاده کنید.

 


ب) کارهایی که باید انجام شوند ولی با اولویت کمتر از کارهای الف

بهبود مهارت مدیریت زمان

کارهای نوع «ب» کارهایی هستند که باید انجام شوند ولی عواقبشان مانند کارهای نوع الف نیست یعنی اگر انجام نشوند عواقبشان مانند کارهای نوع الف خیلی بد و جدی نیست ولی به هر حال عواقبی دارند، ممکن است تعداد کارهای نوع «ب» بیشتر از یک مورد باشد که دقیقا مانند کارهای قبلی آنها را اولویت بندی می کند و از «ب ۱ و ب ۲ و ب ۲ و …» استفاده می کنیم.

 

نکته بسیار مهم در مورد کارهای از نوع «ب» این است، تا زمانیکه از کارهای نوع «الف» باقیمانده است به سراغ کارهای نوع «ب» نمی رویم، یعنی اول باید تمام کارهای نوع «الف» تمام شود بعد به سراغ کارهای نوع «ب» برویم.

 


پ) کارهایی که خوب است انجام شود ولی هیچ نتیجه و عواقبی ندارد

بهبود مهارت مدیریت زمان

کارهای نوع «پ» کارهایی هستند که انجام دادن آن خوب است ولی تاثیری روی نتیجه ندارند و یا تاثیر آن به شدت کم هستند، قانون این است که تا زمانیکه کارهای نوع «الف» باقیمانده است به سراغ کارهای نوع «ب» نرویم و تا زمانی که کارهای نوع «ب» باقیمانده است به سراغ کارهای نوع «پ» نرویم.

 


ت) کارهایی که می شود به دیگران واگذار کرد

بهبود مهارت مدیریت زمان

کارهای نوع «ت» کارهایی هستند که می توانید به دیگران واگذاری کنید تا آنها انجام دهند، ممکن است مجبور شوید برای این کار پول هم بپردازید ولی باید خودتان تصمیم بگیرید که آیا ارزش دارد پول بدهم ولی آن کار انجام شود؟

 

در مثال بالا دیدیم آن آشنایمان می خواست خانه ای بخرد اما از روبرو شدن با بنگاه و قرارداد می ترسید ولی زمانی که این قسمت را واگذار کرد توانست صاحب خانه شود، آیا می ارزید که کمی پول بدهد ولی شخص دیگری این کار را برایش انجام دهد؟

 

یک قانون در مورد کارهای نوع «ت» وجود دارد و آن این است که باید هر کاری که می شود آن را به دیگران واگذار کرد تا آنها انجام دهند را واگذار کنیم تا زمان صرفه جویی شده را به کارهای نوع «الف» و «ب» اختصاص دهیم.


ث) کارهایی که می شود آنها را حذف کرد

بهبود مهارت مدیریت زمان

کارهای نوع «ث» کارهایی هستند که هیچ تاثیری روی نتیجه ندارند و با خیال راحت می توانیم آنها را حذف کنیم بدون اینکه نگران عواقب آن باشیم، البته گاهی ممکن است حذف کردن آن هم کار سختی باشد زیرا ما انجام دادن آن کار را دوست داریم با اینکه هیچ تاثیری در رسیدن به هدف ما ندارد ولی دائم انجامش می دهیم، بنابراین شاید لازم باشد کمی در حذف کارهای نوع «ث» بی رحم باشید.

 


نکته آخر) تجربیات من برای بهبود مهارت مدیریت زمان

بهبود مهارت مدیریت زمان

همانطور که گفتم این روش بسیار قدرتمند است و خود من هم زیاد از این روش استفاده کردم و در ادامه چند تجربه را می گویم که بهتر بتوانید مهارت مدیریت زمان را در خودتان تقویت کنید.

تجربه اول بهبود مهارت مدیریت زمان )

روش کار به این صورت است که ابتدا کارهای نوع الف را مشخص کنیم و اگر تعدادشان بیشتر از یکی بود آنها را هم تعیین و اولویت بندی کنیم و بعد به ترتیب به سراغ کارهای نوع ب، پ، ت، ث برویم، من به تجربه دریافتم اگر اول کارهای نوع الف را مشخص کنم احتمال اینکه تعداد آنها زیاد باشد و تشخیص آنها هم کمی سخت باشد زیاد است پس بهتر است در اولویت بندی اول به سراغ کارهای نوع «ث» برویم چون می توانیم آنها را با خیال راحت حذف کنیم اینطوری کارهای کمتری را باید اولویت بندی کنیم، کار راحت تر می شود، اولویت ۱۰ تا کار خیلی راحت تر و زمان کمتری می برد تا اولویت بندی ۱۰۰تا کار.

تجربه دوم بهبود مهارت مدیریت زمان )

بیشتر ضعف افراد در کارهای نوع «ت» است و خودم هم هنوز خیلی با آن کنار نیامده ام، مخصوصا اگر کمال گرا باشید روی این قسمت به شدت ضعف خواهید داشت چون فکر می کنید هیچ کس به خوبی شما نمی تواند آن کار را انجام دهد و به همین خاطر ترجیح می دهید خودتان انجام دهید تا اینکه به دیگران واگذار کنید، این فقط یک بارو اشتباه است و باید آن را عوض کنید، خیلی از مدیران درگیر این باور اشتباه هستند بنابراین اگر متوجه شدید یک شخصی می تواند آن کار را نه به خوبی شما ولی حداقل ۸۰ درصد یا ۷۰ درصد به خوبی شما انجام دهد آن را واگذار کنید.

تجربه سوم بهبود مهارت مدیریت زمان )

کارهای نوع «پ» کارهایی هستند که خوب است انجام شوند ولی در نهایت تاثیر چندانی روی نتیجه ندارند به نظر من بهتر است این نوع کارها هم مانند کارهای نوع «ث» حذف شوند. من یک زمانی خیلی روی اینستاگرام تعصب داشتم و معتقد بود باید عکس هایی که انتخاب می کنم تک باشد و گاهی ساعت ها وقتم را صرف یافتن و طراحی آن عکس ها می کردم ولی واقعیت این بود که من طراحی را دوست داشتم و خودم را گول می زدم وگرنه اینستاگرام تاثیر آنچنانی روی کار من نداشت بنابراین آن را از لیست کارهایم حذف کردم یا حداقل این است که تا امروز که این مقاله منتشر می شود به سراغ آن نرفته ام شاید در آینده با یک نگرش جدید دوباره آن را از سر بگیرم ولی در کل بهتر است کارهای نوع «پ» را هم حذف کنید.

 

یک تجربه دیگر هم در مورد کارهای نوع «پ» که شاید عکس تجربه قبلی را بگوید این است که نباید همه کارهای نوع «پ» را حذف کنیم زیرا کارهای نوع «پ» کارهایی است که ما دوست داریم انجام دهیم هرچند روی نتیجه تاثیر زیادی ندارد ولی اگر بخواهیم فقط به کارهای نوع «الف و ب» بپردازیم بعد از مدتی خسته می شویم چون معمولا کارهای نوع «الف و ب» کارهای سختی هستند که ذهن ناخودآگاه ما دوست ندارد فقط آنها را انجام دهد پس شاید لازم باشد برای تفریح هم شده یکی دو تا کار نوع «پ» برای انجام داشته باشید تا از یکنواختی و خشکی انجام کار کاسته شود.

تجربه چهارم بهبود مهارت مدیریت زمان )

کارهای نوع «الف» معمولا نسبت به کارهای دیگر سخت تر هستند البته همیشه اینطور نیست ولی در بیشتر مواقع به این صورت است پس اگر بخواهید تمام وقتتان را به آن اختصاص دهید خیلی زود خسته می شوید و ذهن ناخودآگاهتان انجام آن کار را پس می زند بنابراین یکی از بهترین راه ها برای اینکه ذهن ناخودآگاهتان را تشویق به انجام کارهای نوع «الف» کنید این است که برای انجام هر کار نوع «الف» یک جایزه برای خود در نظر بگیرید این کار باعث می شود ذهن ناخودآگاهتان برای انجام آن کار شرطی شود و راحت تر انجام دهد.

 

این تجربیاتی که برای بهبود مهارت مدیریت زمان گفتم به مرور و با تکرار و تمرین به دست آمده است پس صبور باشید و فقط انجام دهید مطمئن باشید خیلی زو مهارت مدیریت زمان شما بسیار قوی خواهد شد و در زمان کمتر کارهای بهتر و ارزشمندتر را انجام خواهید داد.

ادامه دارد


دانلود pdf مقاله سه گام برای بهبود مهارت مدیریت زمان – قسمت دوم

 

برای مشاهده لینک دانلود لطفا ابتدا از طریق ورود کاربران وارد سایت شوید و اگر هنوز عضو سایت نشده‌اید، خوشحال می‌شویم به جمع ما بپیوندید، لطفا روی ثبت‌نام کلیک کنید، ثبت نام در سایت مدیر هدف کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد.

 

نظرات بسته شده است.

CONTACT US
221, Mount Olimpus, Rheasilvia, Mars,
Solar System, Milky Way Galaxy
+1 (999) 999-99-99
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vd3d3Lmdvb2dsZS5jb20vbWFwcy9lbWJlZD9wYj0hMW0xOCExbTEyITFtMyExZDYwNDQuMjc1NjM3NDU2ODA1ITJkLTczLjk4MzQ2MzY4MzI1MjA0ITNkNDAuNzU4OTkzNDExNDc4NTMhMm0zITFmMCEyZjAhM2YwITNtMiExaTEwMjQhMmk3NjghNGYxMy4xITNtMyExbTIhMXMweDAlM0EweDU1MTk0ZWM1YTFhZTA3MmUhMnNUaW1lcytTcXVhcmUhNWUwITNtMiExc2VuITJzITR2MTM5MjkwMTMxODQ2MSIgd2lkdGg9IjEwMCUiIGhlaWdodD0iMTAwJSIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIHN0eWxlPSJib3JkZXI6MCI+PC9pZnJhbWU+
Thank You. We will contact you as soon as possible.
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
دانلود رایگان کتاب چگونه هوشمندانه تصمیم بگیریم و چگونه قاطعانه عمل کنیم
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
دانلود رایگان کتاب
چگونه اهداف خود را تعیین کنیم و به آن برسیم
دستورالعمل تعیین اهداف
فقط 4 ثانیه تا دانلود کتاب فاصله دارید!
دانلود رایگان کتاب
چگونه اهداف خود را تعیین کنیم و به آن برسیم
دستورالعمل تعیین اهداف
فقط 4 ثانیه تا دانلود کتاب فاصله دارید!
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط 4 ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل‌تان را وارد کنید
فقط چند ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل واقعی و فعال‌تان را وارد کنید تا بتوانیم
لینک دانلود را برایتان ارسال کنیم.
فقط چند ثانیه تا دانلود فاصله دارید!
کافیست آدرس ایمیل واقعی و فعال‌تان را وارد کنید تا بتوانیم
لینک دانلود را برایتان ارسال کنیم.
کافیست نام و ایمیل خود را در کادر زیر وارد
کنید تا درس‌ها به ایمیل‌تان ارسال شود
دوره رایگان چگونه هدف‌گذاری کنیم
و به آن برسیم
سپاسگزاریم که در این دوره شرکت کردید، نهایت تا چند دقیقه دیگر درس اول به ایمیل‌تان ارسال می‌شود.